1. Mahasiswa Mengisi form Cheklist surat pengantar Pengambilan Data dan mengisi buku masuk usulan Pengambilan Data yang di sediakan oleh Staf Akademik
  2. Surat pengantar usulan Pengambilan Data dari Jurusan 
  3. Pengambilan Nomor Surat di bagian Umum (TU)
  4. Staf akademik membuat surat pengantar Pengambilan Data dan memintakan paraf pada kasubag Baak dan kabag Baak
  5. Memeriksa dan Paraf 
  6. Memeriksa dan Paraf 
  7. Memeriksa dan Menandatangani
  8. Pengembalian Surat dari Wadir 1
  9. Staf Akademik memberikan surat Pengantar Pengambilan Data yang telah selesai ditandatangani kepada Mahasiswa
  10. Mahasiswa menggadakan surat usulan Pengambilan Data dari jurusan dan surat Pengantar  dari Wadir 1
  11. Mahasiwa Mengisi Buku Surat Keluar Pengantar Pengambilan Data dan meminta stempel Politeknik
  12. Staf Akademik Meberikan stempel serta Mengarsipkan 1 lembar  pengajuan usulan  Pengambilan Data yang asli dan mengarsipkan fotocopy surat Pengantar Pengambilan Data yang ditandatangani Wadir 1
  13. Staf akademik Meberikan surat pengantar Pengambilan Data  kepada mahasiswa, serta menjelaskan prosedur selanjutnya. Surat Pengantar Pengambilan Data  yang asli dikirimkan ke tempat Pengambilan Data  dan fotocpy surat diberikan kepada jurusan/prodi, mahasiswa yang bersangkutan sebagai Arsip.
  14. Proses selesai